Apostille là gì?

Nguồn gốc của từ “Apostille”

“Apostille” trong tiếng Pháp nghĩa là lời ghi chú bên lề. Công ước được đàm phán bằng tiếng Pháp, và mọi Apostille đến nay vẫn mang tiêu đề tiếng Pháp “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”, tiếp theo là mười ô được đánh số bằng ngôn ngữ của quốc gia cấp.

Apostille trông như thế nào

Đó là một chứng nhận hình vuông, được đóng dấu hoặc in trực tiếp lên giấy tờ hoặc trên một trang đính kèm (allonge), hoặc được cấp dưới dạng PDF có chữ ký số ở những nước có Apostille điện tử. Mười ô luôn giống nhau:

• 1. Quốc gia cấp
• 2. Người ký (tên viên chức)
• 3. Với tư cách là
• 4. Mang con dấu của
• 5. Chứng nhận tại (địa điểm)
• 6. Ngày
• 7. Bởi (cơ quan cấp Apostille)
• 8. Số
• 9. Con dấu của cơ quan
• 10. Chữ ký

Những giấy tờ nào có thể chứng nhận Apostille

Chỉ giấy tờ công: giấy tờ của tòa án, cơ quan nhà nước và cơ quan đăng ký (giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử, lý lịch tư pháp, trích lục đăng ký), văn bản công chứng và các xác nhận chính thức trên giấy tờ tư (ví dụ chứng thực chữ ký của công chứng viên trên giấy ủy quyền hoặc trên bản sao văn bằng). Giấy tờ tư đủ điều kiện sau khi đã được công chứng viên chứng nhận.

Ai cấp Apostille

Mỗi nước thành viên Công ước chỉ định cơ quan có thẩm quyền theo Điều 6 – bộ ngoại giao (Ấn Độ, Philippines, Pakistan, Ba Lan), Secretary of State (các bang của Hoa Kỳ), FCDO (Vương quốc Anh), tòa án hoặc cơ quan cấp tỉnh (Đức, Ý, Hà Lan), hoặc phòng công chứng (Pháp từ năm 2025). Giấy tờ phải được chứng nhận Apostille tại quốc gia đã cấp; không quốc gia nào khác có thể làm thay.

Khi nào không cần Apostille

Trong EU, giấy tờ hộ tịch và phiếu lý lịch tư pháp do chính quốc gia mang quốc tịch của công dân cấp được miễn (Quy định (EU) 2016/1191). Một số quốc gia có hiệp định song phương bãi bỏ hoàn toàn thủ tục này. Còn giữa các quốc gia có phản đối theo Điều 12 đang hiệu lực – ví dụ Đức và Ấn Độ – Apostille hoàn toàn không được chấp nhận; khi đó phải hợp pháp hóa lãnh sự.