Chính sách bảo mật

1. Bên kiểm soát dữ liệu

Astropel International Consulting B.V., Jarmuiden 27K, 1046 AC Amsterdam, Hà Lan, email [email protected] là bên kiểm soát dữ liệu theo nghĩa của GDPR. Các thắc mắc về bảo vệ dữ liệu: [email protected].

2. Chúng tôi xử lý dữ liệu gì và vì sao

Dữ liệu đơn hàng (họ tên, thông tin liên hệ, địa chỉ, thông tin dịch vụ, giấy tờ tải lên, dữ liệu danh tính khi cần thiết) – để thực hiện hợp đồng (Điều 6(1)(b) GDPR) và tuân thủ nghĩa vụ theo luật định (Điều 6(1)(c) GDPR).

Dữ liệu liên lạc (email, tin nhắn qua biểu mẫu liên hệ, ghi chú về các thắc mắc của Quý khách) – để trả lời thắc mắc và quản lý yêu cầu của Quý khách (Điều 6(1)(b) và (f) GDPR).

Dữ liệu sử dụng trang web (nhật ký máy chủ: địa chỉ IP, thời gian, trang được truy cập, user agent) – để vận hành và bảo mật trang web (Điều 6(1)(f) GDPR). Nhật ký bị xóa sau 7 ngày.

Chúng tôi không sử dụng cookie tiếp thị hay công cụ theo dõi. Chỉ các cookie cần thiết về mặt kỹ thuật (phiên đăng nhập cho bảng điều khiển của nhân viên) được thiết lập; các cookie này không cần sự đồng ý (§ 25(2) TDDDG).

2a. Cookie, sự đồng ý và bộ nhớ cục bộ

Chúng tôi chỉ thiết lập các cookie cần thiết về mặt kỹ thuật mà không cần sự đồng ý (§ 25(2) TDDDG): lựa chọn ngôn ngữ, quyết định về cookie, bản nháp yêu cầu của Quý khách và phiên đăng nhập của nhân viên. Cookie chức năng và cookie thống kê chỉ được sử dụng sau khi Quý khách đồng ý trong biểu ngữ cookie; Quý khách có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào qua mục “Cài đặt cookie” ở chân trang. Danh sách đầy đủ kèm tên và thời hạn lưu trữ có trong chính sách cookie của chúng tôi.

Thống kê: chúng tôi sử dụng Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Dublin) để đo lượt xem trang và số yêu cầu đã gửi. Tại EU/EEA, Vương quốc Anh và Thụy Sĩ, công cụ này chỉ thiết lập cookie sau khi Quý khách đồng ý, nếu không sẽ hoạt động không dùng cookie, và chọn “Từ chối” sẽ tắt công cụ này; tại các quốc gia khác, chọn “Từ chối” sẽ giới hạn công cụ này ở việc đo lường không dùng cookie. Thông tin chi tiết, tên cookie và thời hạn lưu trữ có trong chính sách cookie của chúng tôi.

Biểu mẫu đặt hàng: chúng tôi đếm ẩn danh số phiên trình duyệt đi đến từng bước của biểu mẫu đặt hàng (không dùng địa chỉ IP, không dùng cookie, chỉ dùng số phiên riêng của biểu mẫu). Khi Quý khách bắt đầu một yêu cầu, trước tiên chúng tôi sẽ hỏi địa chỉ email của Quý khách; chúng tôi sử dụng địa chỉ này để gửi báo giá cho Quý khách và, nếu Quý khách để yêu cầu dang dở, gửi một email duy nhất kèm đường liên kết để tiếp tục yêu cầu đó. Cơ sở pháp lý: các bước trước khi giao kết hợp đồng theo yêu cầu của Quý khách (Điều 6(1)(b) GDPR). Quý khách có thể phản đối bất cứ lúc nào bằng cách trả lời email đó.

3. Bên nhận dữ liệu

Công chứng viên độc lập và biên dịch viên tuyên thệ tại tòa án (để thực hiện dịch vụ Quý khách yêu cầu).

Các cơ quan có thẩm quyền (đối với chứng nhận Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự).

Đơn vị vận chuyển (DHL / Deutsche Post) để giao hàng vật lý.

Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ: Serverplance Bilişim ve Telekomünikasyon Hizm. Ltd. Şti., Bursa, Thổ Nhĩ Kỳ (thỏa thuận xử lý dữ liệu theo ủy quyền; việc chuyển dữ liệu sang nước thứ ba được bảo đảm bằng các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của EU, Điều 46 GDPR).

Nhà cung cấp dịch vụ email giao dịch: ZunaSend (Zunapro), Thổ Nhĩ Kỳ – việc chuyển dữ liệu được bảo đảm bằng các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của EU (Điều 46 GDPR).

Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Ireland – nhận số tiền, mã tham chiếu đơn hàng, địa chỉ email và phương thức thanh toán Quý khách chọn; thông tin thẻ và tài khoản ngân hàng được nhập trên trang thanh toán mã hóa của Stripe và không bao giờ đến tay chúng tôi. Stripe cũng có thể xử lý dữ liệu tại Hoa Kỳ (Stripe, Inc.) theo Khung bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu EU–Hoa Kỳ (EU–US Data Privacy Framework) và các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn.

4. Thời hạn lưu trữ

Bản sao giấy tờ tùy thân: bị xóa khi việc kiểm tra hoàn tất, chậm nhất sau 30 ngày.

Giấy tờ tải lên và kết quả: 90 ngày sau khi giao.

Dữ liệu đơn hàng, tiến trình và nhật ký email: 3 năm sau khi hoàn tất.

Hóa đơn và chứng từ kế toán: 7 năm (lưu giữ theo luật thuế Hà Lan).

5. Quyền của Quý khách

Quý khách có quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế xử lý, chuyển dữ liệu và phản đối (Điều 15–21 GDPR), cũng như quyền khiếu nại với cơ quan giám sát, ví dụ Cơ quan Bảo vệ Dữ liệu Hà Lan (Autoriteit Persoonsgegevens) hoặc cơ quan của quốc gia nơi Quý khách cư trú. Liên hệ: [email protected].

Để thực hiện một quyền, Quý khách hãy gửi email đến [email protected] từ địa chỉ đã dùng với chúng tôi hoặc gửi thư đến địa chỉ bưu chính nêu trên. Chúng tôi trả lời trong vòng một tháng (Điều 12(3) GDPR). Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến việc xử lý trước thời điểm rút lại.

Ra quyết định tự động: chúng tôi không đưa ra quyết định chỉ dựa trên xử lý tự động (Điều 22 GDPR). Việc xác minh danh tính bằng điện thoại (mã QR, giấy tờ tùy thân và ảnh selfie) được một nhân viên xem xét.

6. Bảo mật

Mã hóa TLS khi truyền dữ liệu, lưu trữ mã hóa, ghi nhật ký truy cập và phân quyền truy cập theo vai trò cho nhân viên.