Apa itu apostille?

Asal kata apostille

“Apostille” dalam bahasa Prancis berarti catatan pinggir. Konvensi ini dirundingkan dalam bahasa Prancis, dan setiap apostille hingga kini memuat judul berbahasa Prancis “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”, diikuti sepuluh kolom bernomor dalam bahasa negara penerbit.

Seperti apa bentuk apostille

Apostille berupa sertifikat persegi yang dicap atau dicetak langsung pada dokumen atau pada halaman lampiran (allonge), atau diterbitkan sebagai PDF bertanda tangan jika negara tersebut menyediakan e-apostille. Kesepuluh kolomnya selalu sama:

• 1. Negara penerbit
• 2. Ditandatangani oleh (nama pejabat)
• 3. Bertindak dalam kapasitas sebagai
• 4. Memuat cap/stempel dari
• 5. Disahkan di (tempat)
• 6. Tanggal
• 7. Oleh (otoritas yang menerbitkan apostille)
• 8. Nomor
• 9. Cap/stempel otoritas
• 10. Tanda tangan

Dokumen apa saja yang dapat diapostille

Hanya dokumen publik: dokumen pengadilan, instansi pemerintah, dan kantor pencatatan (akta kelahiran, akta perkawinan, dan akta kematian, surat keterangan kepolisian, kutipan daftar), akta notaris, serta keterangan resmi yang dibubuhkan pada dokumen pribadi (misalnya legalisasi tanda tangan oleh notaris pada surat kuasa atau pada salinan ijazah). Dokumen pribadi menjadi memenuhi syarat setelah disahkan oleh notaris.

Siapa yang menerbitkannya

Setiap negara Konvensi menunjuk otoritas berwenangnya berdasarkan Pasal 6 – kementerian luar negeri (India, Filipina, Pakistan, Polandia), Secretary of State (negara bagian AS), FCDO (Inggris), pengadilan atau prefektur (Jerman, Italia, Belanda), atau dewan notaris (Prancis sejak 2025). Dokumen harus diapostille di negara yang menerbitkannya; tidak ada negara lain yang dapat melakukannya.

Kapan Anda tidak memerlukannya

Di dalam UE, dokumen catatan sipil dan surat keterangan kepolisian dari negara anggota asal warga yang bersangkutan dibebaskan (Peraturan (UE) 2016/1191). Beberapa negara memiliki perjanjian bilateral yang menghapus formalitas ini sepenuhnya. Selain itu, di antara negara-negara yang memberlakukan keberatan berdasarkan Pasal 12 – misalnya Jerman dan India – apostille sama sekali tidak diterima; yang berlaku adalah legalisasi konsuler.