Paszporty, akty i umowy wymagają obsługi na poziomie bankowym. Ta strona wyjaśnia – bez marketingowej mgły – co dzieje się z Państwa plikami i dlaczego procedury są prawnie poprawne.
Aplikacja i magazyn plików są szyfrowane w spoczynku i obsługiwane zgodnie z RODO na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Pliki nigdy nie są dołączane do wiadomości e-mail – klienci pobierają je przez chroniony, osobisty link.
TLS 1.3 przy każdym połączeniu. Przechowywane pliki są szyfrowane w spoczynku, trzymane poza katalogiem głównym serwera WWW i udostępniane wyłącznie przez uwierzytelnioną ścieżkę pobierania. Każde pobranie jest rejestrowane.
Zbieramy tylko to, czego potrzebuje notariusz, tłumacz lub urząd. Skany dokumentów tożsamości usuwamy po zakończeniu weryfikacji; pliki zleceń są usuwane 90 dni po doręczeniu; faktury przechowujemy przez ustawowe 7 lat.
Konta pracowników oparte są na rolach: notariusze i tłumacze widzą wyłącznie przypisane im zlecenia. Sesje wygasają po 12 godzinach; każda zmiana statusu jest zapisywana wraz z osobą i czasem.
Wszystkich czynności notarialnych dokonuje niezależny notariusz zgodnie z prawem, któremu podlega; elektronicznie poświadczone kopie opatrzone są kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza.
Dokument doręczony jako PDF z kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest w całej UE prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu (rozporządzenie eIDAS, art. 25).
Apostille wydają właściwe organy wyznaczone na podstawie Konwencji haskiej z 1961 r. znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych; są one uznawane w państwach-stronach Konwencji.
Notaryzer jest prywatnym usługodawcą, który przygotowuje dokumentację, koordynuje współpracę z niezależnymi specjalistami i organizuje doręczenie. Nie jesteśmy notariuszem ani organem władzy publicznej. Ustawowe opłaty notarialne i urzędowe przekazujemy bez marży.
| Dane | Okres przechowywania | Cel |
|---|---|---|
| Skany dokumentów tożsamości | Do zakończenia weryfikacji tożsamości, maks. 30 dni | Wyłącznie weryfikacja (art. 5 RODO) |
| Przesłane dokumenty i wyniki | 90 dni po doręczeniu | Ponowne pobranie i pytania uzupełniające |
| Dane zlecenia, historia, e-maile | 3 lata | Rękojmia i wsparcie |
| Faktury | 7 lat | Ustawowy obowiązek przechowywania (niderlandzkie prawo podatkowe) |
| Logi dostępu do serwera | 7 dni | Bezpieczeństwo |
W każdej chwili mogą Państwo zażądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub eksportu. Prosimy o wiadomość na adres [email protected] – odpowiadamy w ciągu 30 dni, zwykle znacznie szybciej.
Chętnie wyjaśnimy szczegóły, zanim cokolwiek Państwo prześlą.
Pytania? Prosimy pisać na adres [email protected]