Polityka prywatności

1. Administrator

Administratorem w rozumieniu RODO jest Astropel International Consulting B.V., Jarmuiden 27K, 1046 AC Amsterdam, Holandia, e-mail [email protected]. Zapytania dotyczące ochrony danych: [email protected].

2. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu

Dane zamówienia (imię i nazwisko, dane kontaktowe, adres, szczegóły usługi, przesłane dokumenty, w razie potrzeby dane identyfikacyjne) – w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienia obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dane dotyczące komunikacji (e-maile, wiadomości z formularza kontaktowego, notatki dotyczące zgłoszeń) – w celu udzielania odpowiedzi na zapytania i obsługi zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

Dane dotyczące korzystania ze strony (logi serwera: adres IP, czas, żądana strona, user agent) – w celu prowadzenia i zabezpieczenia strony internetowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Logi są usuwane po 7 dniach.

Nie stosujemy marketingowych plików cookie ani śledzenia. Ustawiane są wyłącznie technicznie niezbędne pliki cookie (sesja panelu pracowników), które nie wymagają zgody (§ 25 ust. 2 TDDDG).

2a. Pliki cookie, zgoda i pamięć lokalna

Bez zgody ustawiamy wyłącznie technicznie niezbędne pliki cookie (§ 25 ust. 2 TDDDG): wybór języka, decyzję dotyczącą plików cookie, wersję roboczą wniosku oraz sesję logowania pracowników. Funkcjonalne i statystyczne pliki cookie są używane dopiero po wyrażeniu zgody w banerze cookie; zgodę można w każdej chwili wycofać za pomocą opcji „Ustawienia cookie” w stopce strony. Pełna lista z nazwami i okresami przechowywania znajduje się w naszej polityce cookie.

Statystyka: korzystamy z Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Dublin) do pomiaru wyświetleń stron i wysłanych wniosków. W UE/EOG, Zjednoczonym Królestwie i Szwajcarii narzędzie ustawia pliki cookie dopiero po wyrażeniu przez Państwa zgody, w przeciwnym razie działa bez plików cookie, a wybór opcji „Odrzuć” je wyłącza; w pozostałych krajach wybór opcji „Odrzuć” ogranicza je do pomiaru bez plików cookie. Szczegóły, nazwy plików cookie i okresy przechowywania znajdują się w naszej polityce cookie.

Formularz zamówienia: anonimowo zliczamy, ile sesji przeglądarki dociera do poszczególnych etapów formularza zamówienia (bez adresu IP, bez plików cookie, wyłącznie na podstawie własnego numeru sesji formularza). Gdy rozpoczynają Państwo wniosek, w pierwszej kolejności prosimy o adres e-mail; wykorzystujemy go, aby przesłać Państwu wycenę oraz, jeśli wniosek pozostanie nieukończony, jedną wiadomość e-mail z linkiem umożliwiającym jego kontynuowanie. Podstawa prawna: działania przed zawarciem umowy podejmowane na Państwa żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw, odpowiadając na tę wiadomość.

3. Odbiorcy

Niezależni notariusze i tłumacze przysięgli (w celu wykonania zamówionej usługi).

Właściwe organy (w przypadku apostille i legalizacji).

Dostawcy usług przesyłkowych (DHL / Deutsche Post) – w przypadku doręczenia fizycznego.

Dostawca hostingu: Serverplance Bilişim ve Telekomünikasyon Hizm. Ltd. Şti., Bursa, Turcja (umowa powierzenia przetwarzania danych; przekazanie do państwa trzeciego zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi UE, art. 46 RODO).

Dostawca poczty transakcyjnej: ZunaSend (Zunapro), Turcja – przekazanie zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi UE (art. 46 RODO).

Operator płatności: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irlandia – otrzymuje kwotę, numer referencyjny zamówienia, Twój adres e-mail i wybraną metodę płatności; dane karty i rachunku bankowego są wprowadzane na zaszyfrowanej stronie płatności Stripe i nigdy do nas nie trafiają. Stripe może również przetwarzać dane w USA (Stripe, Inc.) na podstawie Ramowego porozumienia UE–USA w sprawie ochrony danych oraz standardowych klauzul umownych.

4. Okresy przechowywania

Kopie dokumentów tożsamości: usuwane po zakończeniu weryfikacji, najpóźniej po 30 dniach.

Przesłane dokumenty i wyniki: 90 dni od doręczenia.

Dane zamówienia, historia zamówienia i rejestr e-maili: 3 lata od zakończenia realizacji.

Faktury i dokumentacja księgowa: 7 lat (ustawowy okres przechowywania zgodnie z holenderskim prawem podatkowym).

5. Państwa prawa

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawo sprzeciwu (art. 15–21 RODO), a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, np. do holenderskiego organu ochrony danych (Autoriteit Persoonsgegevens) lub organu państwa miejsca zamieszkania. Kontakt: [email protected].

Aby skorzystać z danego prawa, prosimy o wiadomość e-mail na adres [email protected] wysłaną z adresu używanego w kontaktach z nami lub o pismo na podany wyżej adres pocztowy. Odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji: nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (art. 22 RODO). Weryfikacja tożsamości za pomocą telefonu (kod QR, dokument tożsamości i selfie) jest sprawdzana przez pracownika.

6. Bezpieczeństwo

Szyfrowanie TLS podczas przesyłania, szyfrowane przechowywanie danych, rejestrowanie dostępu oraz dostęp pracowników oparty na rolach.