Passeports, actes et contrats méritent un traitement digne d’une banque. Cette page explique, sans jargon marketing, ce qu’il advient de vos fichiers et pourquoi les procédures sont juridiquement solides.
L’application et le stockage des fichiers sont chiffrés au repos et exploités conformément au RGPD, avec un accord de traitement des données. Les fichiers ne sont jamais joints aux e-mails – les clients les téléchargent via un lien personnel protégé.
TLS 1.3 sur chaque connexion. Les fichiers stockés sont chiffrés au repos, conservés en dehors de la racine web et servis uniquement via une route de téléchargement authentifiée. Chaque téléchargement est journalisé.
Nous ne collectons que ce dont le notaire, le traducteur ou l’autorité a besoin. Les scans de pièces d’identité sont supprimés une fois la vérification terminée ; les dossiers de commande sont effacés 90 jours après la livraison ; les factures sont conservées pendant la durée légale de 7 ans.
Les comptes du personnel reposent sur des rôles : notaires et traducteurs ne voient que les demandes qui leur sont attribuées. Les sessions expirent au bout de 12 heures ; chaque changement de statut est enregistré avec la personne et l’heure.
Tous les actes notariés sont accomplis par un notaire indépendant, conformément au droit applicable à ce notaire ; les copies certifiées électroniquement portent la signature électronique qualifiée du notaire.
Lorsqu’un document est remis en PDF revêtu d’une signature électronique qualifiée, il a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite dans toute l’UE (règlement eIDAS, art. 25).
Les apostilles sont délivrées par les autorités compétentes désignées en vertu de la Convention de La Haye de 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, et sont reconnues dans ses États parties.
Notaryzer est un prestataire de services privé qui prépare les dossiers, assure la coordination avec des professionnels indépendants et organise la livraison. Nous ne sommes ni notaire ni autorité publique. Les frais légaux de notaire et d’autorité sont refacturés sans majoration.
| Données | Conservées pendant | Motif |
|---|---|---|
| Scans de pièces d’identité | Jusqu’à la fin de la vérification d’identité, 30 jours max. | Vérification uniquement (RGPD, art. 5) |
| Documents téléversés et documents produits | 90 jours après la livraison | Nouveaux téléchargements et questions de suivi |
| Données de commande, historique, e-mails | 3 ans | Garantie et assistance |
| Factures | 7 ans | Conservation légale (droit fiscal néerlandais) |
| Journaux d’accès au serveur | 7 jours | Sécurité |
Vous pouvez à tout moment demander l’accès à vos données, leur rectification, leur suppression ou leur exportation. Écrivez à [email protected] – nous répondons sous 30 jours, généralement bien plus vite.
Nous vous expliquons volontiers les détails avant que vous ne téléversiez quoi que ce soit.
Des questions ? Écrivez à [email protected]